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Anticiper les obligations

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Bien gérer son projet FSE avec la règle du dossier unique
Les projets FSE peuvent faire l’objet d’un ou plusieurs contrôles par les autorités nationales ou européennes pendant leur exécution voire plusieurs années après la fin de leur réalisation (jusqu’10 ans après le dernier versement des crédits de la Commission européenne à l’Etat membre, soit 2025 pour la programmation actuelle).
Pour bien négocier l’étape du contrôle, la constitution d’un dossier unique regroupant l’ensemble des pièces justificatives du projet est capitale.
La collecte et le classement des pièces est une mission globale qui doit durer toute la vie du projet et conduire à un archivage efficace qui permettra de retrouver le dossier complet bien après l’éventuel départ des personnes en charge du dossier dans votre structure.
Demander une subvention FSE, c’est d’abord s’interroger sur les procédures internes à son organisme et la capacité de ses collaborateurs à suivre le dossier FSE dans sa durée.

Les étapes de la constitution du dossier unique
Étape n°1
Désigner un coordonnateur du projet qui sera responsable de l’alimentation régulière du dossier au fur et à mesure des pièces produites durant le projet. Il ne s’agira pas forcément de la personne qui versera au dossier tous les documents mais il sera responsable d’en vérifier régulièrement la complétude.
Exiger une procédure écrite prévoyant « qui fait quoi » afin de responsabiliser l’ensemble des intervenants de la structure sur le projet et garantir la traçabilité du dossier sur le long terme.

Étape n°2
Vérifier la qualité et la continuité du dossier unique « au fil de l’eau ». Il s’agira d’examiner régulièrement le contenu du dossier qui devra rassembler tous les éléments financiers (factures, bilans, justificatifs de dépenses) et tous les éléments qualitatifs établis à la date de la vérification. Ce contrôle « qualité » interne permettra de corriger les éventuels décalages observés entre ce qui est prévu et ce qui est effectivement fait.

Étape n°3
Préparer le classement et l’archivage en établissant une procédure qui devra être viable sur plusieurs années. Prévoyez un espace dédié au classement du dossier qui prendra du volume au fur et à mesure des réalisations et des échanges avec le service administratif en charge de son suivi.
Identifier le bureau ou le local dans lequel l’archivage du dossier garantir sa disponibilité pendant plusieurs années.

Voir aussi

  • Faire connaître son projet

    Découvrez comment communiquer autour de votre projet dans la partie communication
  • Evaluer ses résultats

    Découvrez les règles d’évaluation des projets FSE dans la partie évaluation

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