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Le bilan et la demande de paiement

Le dépôt du bilan d’exécution déclenche le processus de paiement de la subvention, subordonné aux conclusions du contrôle de service fait. Il est totalement dématérialisé et s’effectue sur la plateforme « Ma démarche FSE ».

Le dépôt du bilan d’exécution doit vous permettre de retranscrire fidèlement l’exécution de l’opération conventionnée à la date du bilan :

  • tous les résultats atteints dans le cadre de l’exécution de son opération
  • les dépenses réalisées
  • l’ensemble des financements perçus pour atteindre les objectifs prévus dans la convention

Les différents types de bilans

3 types de bilans peuvent être déposés :

  • le bilan intermédiaire obligatoire défini dans la convention
  • le bilan intermédiaire facultatif dont la date de remise est laissé à votre appréciation. A noter toutefois qu’il est possible uniquement si le montant des dépenses éligibles est supérieur ou égal à 30 % du coût total éligible conventionné et après acceptation du service gestionnaire
  • le bilan final défini dans la convention qui est exigible au plus tard 6 mois après la fin de réalisation de l’opération

Vos obligations minimales de remise de bilans

  • opération de 12 mois maximum : 1 bilan final remis 6 mois maximum après la fin de réalisation de l’opération
  • opération de plus de 12 mois et inférieur ou égale à 24 mois : 1 bilan final remis 6 mois maximum après la fin de réalisation de l’opération
  • opération de plus de 24 mois et inférieur ou égale à 36 mois : 1 bilan intermédiaire obligatoire + 1 bilan final remis 6 mois maximum après la fin de réalisation de l’opération

Aucun bilan ne peut être déposé après la date limite fixée par la convention. Vous conservez toutefois la possibilité de demander au gestionnaire un report de la date de remise du bilan via « Ma démarche FSE ». Cette demande de report doit être validée par le gestionnaire.

Dans le cadre de la programmation 2014-2020, le système des tranches fixes basées sur des années civiles n’est plus en vigueur. Le bilan couvre les dépenses acquittées jusqu’à la date de dépôt dudit bilan.

Vous êtes tenu(e) de justifier, pour chacune des actions conventionnées, le niveau de réalisation à la date du bilan et d’indiquer les modalités de mise en œuvre des actions.

Pour les opérations d’assistance aux personnes, « Ma démarche FSE » génère la liste des nouveaux participants qui est annexée au bilan. Celle-ci sert de base aux vérifications portant sur l’éligibilité des participants. Le contrôle de l’éligibilité est mené au regard du programme opérationnel, de l’appel à projets ou de l’objet de la convention, le cas échéant.

Tous les justificatifs de l’éligibilité des participants sont téléchargés dans « Ma démarche FSE » si la population des participants est inférieure ou égale à 30.

Lorsque que celle-ci est supérieure à 30, les pièces justificatives seront demandées par le gestionnaire à l’issue de l’échantillonnage qu’il aura mené.

Vous êtes tenu de justifier les modalités de mise en œuvre de la publicité et joindre au bilan les justificatifs afférents.

Seules les dépenses acquittées, à l’exception des dépenses en nature, peuvent être déclarées au bilan. L’acquittement est justifié dans les conditions fixées par le décret du 8 mars 2016 et l’arrêté du 8 mars 2016 relatifs à l’éligibilité des dépenses cofinancées par les fonds européens. Pour les programmes opérationnels nationaux « Emploi et Inclusion » en métropole et IEJ, une attestation d’acquittement ne peut être valablement produite que si elle émane, pour les structures privées, d’un commissaire aux comptes dans le cadre d’une procédure spécifique et non pas dans sa mission générale de certification des comptes, et pour les structures publiques d’un comptable public. Les pièces justificatives sont téléchargées dans « Ma démarche FSE » si les lignes de dépenses sont inférieures ou égales à 30. Au-delà, vous êtes autorisé(e) à renseigner une ligne de dépense de synthèse par sous-poste, et vous téléchargerez à l’appui la liste comprenant le détail des dépenses qui la compose.

Seules sont éligibles les dépenses relevant de postes conventionnés. Au sein d’un poste conventionné, il est toutefois possible de déclarer des lignes de dépenses non prévues dans le budget prévisionnel.

Les dépenses déclarées ne sont pas plafonnées au montant conventionné.

De même, seules les ressources externes nationales encaissées à la date du bilan doivent être déclarées. Pour les ressources non exclusivement dédiées à l’opération, une clé de répartition physique est utilisée pour imputer dans le bilan une part de la ressource à l’opération. Cette clé est appliquée au mandat pour isoler la part du montant encaissé affecté à l’opération.

Si les dépenses réalisées à la date du bilan sont supérieures au montant de ressources encaissées à la même date, le bilan est équilibré par le montant UE maximal dû (dépenses - ressources dans la limite du montant et du taux conventionné) et par un montant d’autofinancement calculé automatiquement si besoin. Les dépenses étant réalisées, l’autofinancement matérialise l’avance de trésorerie qui vous a été faite le cas échéant.

Si les ressources encaissées à la date du bilan sont supérieures aux dépenses réalisées, les ressources excédentaires sont mises en réserve pour comptabilisation dans un bilan ultérieur.

Le paiement de l’aide FSE

Le paiement de l’aide FSE peut faire l’objet d’une avance, d’acomptes ou d’un solde. Les modalités de paiement sont définies lors de l’instruction de votre demande de financement et sont inscrites dans votre convention FSE.

Sous réserve des disponibilités budgétaires et conformément à l’article 132 du règlement 1303/2013, le service gestionnaire veille au paiement du bénéficiaire dans les 90 jours à compter de la date de présentation de la demande de paiement par le bénéficiaire.

Le paiement est subordonné aux conclusions du contrôle de service fait.

Le délai de paiement peut être interrompu dans les cas dûment justifiés suivants :

  • le montant de votre demande de paiement n’est pas dû ou les pièces que vous avez transmises ne sont pas appropriées
  • une enquête a été lancée en rapport avec une éventuelle irrégularité touchant la dépense concernée

Vous serez informé(e) par écrit de cette interruption et de ses motifs. De plus, la plateforme de gestion dématérialisée « Ma démarche FSE » permet de tracer les demandes de complément adressées au bénéficiaire qui interrompent ce délai.

Conformément aux dispositions de l’article 2231 du Code civil, l’interruption fait courir un nouveau délai de même durée que l'ancien.

Les paiements relatifs au versement de l’aide européenne et des cofinancements nationaux font l’objet d’un suivi dans le dossier de l’opération.

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