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Le conventionnement de mon dossier et ses avenants

Toute demande de subvention programmée par le comité de programmation donne lieu à l’établissement d’une convention à partir du modèle en vigueur dans « Ma démarche FSE ».

La convention intègre en annexe l’ensemble des éléments techniques et financiers caractérisant votre opération, tels que définis à l’issue du travail d’instruction et retenus après sélection par le comité de programmation.

Votre convention sera éditée par « Ma démarche FSE ».

Au stade du conventionnement, le gestionnaire, en accord avec vous, fixera le nombre et la périodicité des bilans à produire (article 7 de la convention). Ces éléments dépendent de la durée de réalisation de votre opération et respectent les conditions minimales suivantes :

  • opérations de 12 mois : 1 bilan final
  • opérations de 12 à 24 mois : 1 bilan final
  • opérations de 24 à 36 mois : 1 bilan intermédiaire et 1 bilan final

Il est possible de prévoir des bilans intermédiaires obligatoires supplémentaires. Le nombre et les dates de remise de ces bilans intermédiaires tiennent compte :

  • de votre capacité à faire l’avance de trésorerie
  • des capacités de traitement par le service gestionnaire étant donné la nécessité posée par l’article 132 du règlement général de veiller au remboursement de l’aide FSE dans les 90 jours à réception du bilan
  • de vos dates de disponibilité des justificatifs comptables (exemple : compte de résultats, attestation du commissaire aux comptes, etc.)
  • des impératifs de déclaration de dépenses à la Commission européenne

Tous les bilans prévus dans la convention ont une date butoir fixée par le service gestionnaire en accord avec vous. Cette date de dépôt pourra être reportée dans « Ma démarche FSE », si cette demande est justifiée.

Vous pouvez également demander au service gestionnaire l’autorisation de déposer un bilan intermédiaire facultatif dès lors que vous justifiez d’au moins 30 % des dépenses totales conventionnées de l’opération. Le service gestionnaire appréciera cette demande au vu de la proximité des dates de remise des bilans obligatoires et de la charge administrative à consacrer à leur traitement.

Une fois finalisées, les pièces constitutives de la convention vous seront envoyées. Vous devrez renvoyer la convention signée et les annexes paraphées en double exemplaire au service gestionnaire. Un courrier de notification de la convention signée par les 2 parties vous sera ensuite envoyé. La date d’effet de la convention est la date du courrier de notification de la convention signée par les 2 parties.

Une demande d’avenant peut être faite à votre initiative ou de celle du gestionnaire dans la limite des 9 mois suivants la fin de la période de réalisation fixée dans la convention.

La passation d’un avenant n’est pas possible lorsqu’un bilan ou un contrôle de service fait sur l’opération est en création dans « Ma démarche FSE ».

Vous vous engagerez à informer le service gestionnaire de toute modification qui pourrait intervenir en cours d’exécution de l’opération, portant sur ses objectifs ou ses caractéristiques techniques et financières telles que définies dans la convention et ses annexes.

Il n’est pas possible d’introduire des modifications à la convention ayant pour effet de remettre en cause :

  • l’objet et la finalité de l’opération
  • le taux de forfaitisation des dépenses directes et indirectes
  • le mode de calcul de l’ensemble des dépenses conventionnées par le changement de l’option de coûts simplifiés utilisée pour le calcul des dépenses
  • le recours à une option de coûts simplifiés pour les opérations dont le montant de soutien public conventionné est inférieur à 50 000 €

Si les modifications introduites affectent l’équilibre ou les conditions d’exécution de l’opération, un avenant doit être établi à l’initiative du service gestionnaire ou sur votre demande formelle et soumis au comité de programmation.

On entend par modifications affectant l’équilibre et les conditions d’exécution du projet :

  • l’introduction d’une ou plusieurs nouvelle(s) action(s)
  • l’introduction de nouveaux postes de dépenses
  • l’introduction de ressources non conventionnées
  • l’augmentation du montant FSE total ou du taux de cofinancement FSE prévisionnels pour l’ensemble de l’opération
  • l’augmentation du coût total éligible de l’opération constatée sur un bilan intermédiaire
  • la prolongation de la période de réalisation de l’opération
  • la modification de la nature de la clé de répartition physique pour les dépenses indirectes prévue, hors application du régime de forfaitisation
  • le changement du mode de calcul de postes de dépenses conventionnés non couverts par un taux forfaitaire au sens de l’article 67.1 d) du règlement (UE) n°1303/2013
  • la modification des modalités de versement de la subvention FSE fixées dans la convention

Dans le cadre d’un avenant, il est possible de modifier le nombre et la périodicité des bilans intermédiaires obligatoires.

Pour une opération dont la durée de réalisation est supérieure à 24 mois et inférieure ou égale à 36 mois, l’avenant ne peut avoir pour effet de supprimer l’ensemble des bilans intermédiaires pour ne conserver qu’un seul bilan final sur l’opération.

Peut également donner lieu à la conclusion d’un avenant une variation du coût total éligible prévisionnel annuel de plus de 30 % dans la limite du coût total éligible conventionné. Une variation du coût total éligible prévisionnel annuel de moins de 30 % dans la limite du coût total éligible conventionné ne donne pas lieu à la conclusion d’un avenant.

Dans le cadre d’un avenant, la modification du plan de financement d’une opération ne peut conduire à diminuer les dépenses ou ressources déjà déclarées dans les bilans déposés sur l’opération. En outre, il n’est pas autorisé de supprimer des postes de dépenses qui ont été initialement conventionnés si des dépenses relatives à ce poste ont déjà été déclarées dans un bilan.

L’introduction d’un avenant affectant l’équilibre et les conditions d’exécution du projet ne peut intervenir qu’avant production du bilan final de l’opération.

La modification de vos coordonnées bancaires fait l’objet d’une information écrite du bénéficiaire au service gestionnaire sans qu’il y ait lieu d’établir un avenant pour ce seul motif.

L’ensemble des modifications portant sur vos données d’identification (SIRET, adresse, nom du représentant légal, etc.) seront dans tous les cas reportées dans la fiche organisme de « Ma démarche FSE » par le service gestionnaire.

Ces modifications, y compris celles ayant trait aux coordonnées bancaires, seront reprises dans tout avenant établi postérieurement dans « Ma démarche FSE » pour des demandes de modifications substantielles évoquées supra.

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