FAQ et ressources “Construction d’un projet”

Toutes les demandes jugées recevables font l’objet d’une instruction par le service gestionnaire compétent.

L’instruction a pour but d’analyser :

• Les actions proposées, les objectifs du projet et les moyens mobilisés (humains et financiers) ;
• La capacité du porteur de projet à respecter les obligations liées à un financement européen. Cette analyse permet au service gestionnaire de se prononcer sur l’opportunité de soutenir le projet dans le cadre du programme national FSE+ ou FTJ.

Oui. Le service gestionnaire peut solliciter le porteur de projet pour des échanges, des précisions, ou pour demander des compléments ou des modifications de la demande initiale.

L’instruction porte notamment sur les éléments suivants : 

• L’éligibilité du projet : conformité avec le programme, l’appel à projets, la période de mise en œuvre et la zone géographique concernée ;
• L’analyse du projet : cohérence du contenu, respect des principes horizontaux, éligibilité du public cible, capacités administratives et financières du porteur;
• Le respect de la réglementation des aides d’État : le soutien public ne doit pas fausser la concurrence ;
• Le plan de financement : pertinence des dépenses prévisionnelles, ressources mobilisées, adéquation du profil de financement choisi ;
• L’absence de double financement : une même dépense ne peut être prise en charge dans plusieurs projets financés par des fonds européens.

À l’issue de l’instruction de la demande, le service gestionnaire rédige un rapport et émet un avis favorable ou défavorable. La demande est ensuite présentée en comité de programmation. La décision du comité peut être favorable, défavorable ou en ajournement (et sera alors accompagnée de demandes de modifications à apporter en vue d’un prochain comité de programmation).

Toute demande de subvention validée par le comité de programmation donne lieu à l’établissement d’une convention, éditée depuis la plateforme Ma démarche FSE+.

La convention est le document juridique qui encadre la mise en œuvre de l’opération cofinancée par le programme national FSE+ ou FTJ. Elle comprend en annexe les éléments techniques et financiers du projet définis à l’issue de l’instruction et validés par le comité de programmation. La convention précise notamment : 

• Le montant de l’avance : 30 % de la subvention FSE+/FTJ (sauf pour les collectivités, OPCO et opérateurs de l’État) ;
• Le nombre et la périodicité des bilans à produire, selon la durée de l’opération.

Une fois finalisée, le projet de convention est envoyé au responsable légal de la structure (ou son délégataire) pour signature électronique. Après cette première signature, le service gestionnaire est notifié et signe à son tour. Les deux signatures doivent être apposées dans un délai de 144 heures (6 jours).

Après signature de la convention, le porteur doit produire une attestation de démarrage du projet pour percevoir l’avance.

Un avenant est nécessaire en cas de : 

• Modification du périmètre physique sans changer l’objet ou la finalité de l’opération ;
• Augmentation du montant prévisionnel FSE+ / FTJ ou du taux de cofinancement ;
• Hausse du coût total éligible prévisionnel ;
• Ajout de dépenses sur un poste non chiffré ;
• Prolongation de la période de réalisation ;
• Modification des modalités de versement prévues.

Non. L’avenant n’est pas un droit. Il doit être accepté par le service gestionnaire après instruction, puis validé par le comité de programmation. Les modifications proposées doivent respecter les conditions de l’appel à projets.

Le dépôt du bilan d’exécution déclenche la demande de paiement de la subvention FSE+ ou FTJ. Le paiement dépend des résultats du contrôle de service fait mené par le service gestionnaire. Le dépôt s’effectue via la plateforme Ma démarche FSE+.

Le nombre et la périodicité des bilans sont fixés au moment du conventionnement en fonction de la durée de votre opération : 

• Durée inférieure ou égale à 12 mois : 1 bilan final au plus tard 6 mois après la fin de l’opération ;
• Durée comprise entre 12 et 24 mois : au maximum 1 bilan intermédiaire + 1 bilan final au plus tard 6 mois après la fin de l’opération ;
• Durée comprise entre 24 et 36 mois : au minimum 1 bilan intermédiaire + 1 bilan final au plus tard 6 mois après la fin de l’opération ;
• Durée comprise entre 36 et 48 mois : au minimum 2 bilans intermédiaires + 1 bilan final au plus tard 6 mois après la fin de l’opération.

En principe, un bilan intermédiaire ne peut pas être déposé après la date fixée par la convention. Toutefois, une demande de report peut être effectuée sur la plateforme Ma démarche FSE+, si elle est justifiée.

Le contenu attendu et les pièces justificatives à fournir sont détaillés dans le guide de procédure « bilan/demande de paiement » : 

• [21-27] Guide de procédure_Bilan et demande de paiement
• Ma Ligne FSE
• Porteurs de projets 
• Confluence

Le CSF est réalisé après le dépôt du bilan pour déterminer le montant FSE+ ou FTJ réellement dû. Il vérifie la conformité du bilan avec la convention.

Les audits d’opération sont réalisés par l’AnAFe et portent sur des opérations cofinancées par le FSE+ ou le FTJ. Ils sont réalisés sur un échantillon d’opérations dont les dépenses ont été déclarées à la Commission européenne après contrôles de service fait réalisés par les services gestionnaires. Les audits d’opération permettent de garantir la fiabilité du système de gestion et de contrôle.

Assurer la visibilité du soutien du FSE+ ou du FTJ à votre opération a pour objectif de garantir la transparence de l'utilisation des fonds publics européens et d’informer les citoyens européens. Il s’agit d’une obligation réglementaire pour tous les bénéficiaires des fonds européens, dont le FSE+ et le FTJ. Son respect est vérifié lors du contrôle de service fait. En cas de non-respect, une sanction financière peut être appliquée.

Afficher l’emblème de l’Union européenne sur tous les supports de communication du projet ; Utiliser la mention : « Cofinancé par l’Union européenne » ou « Financé par l’Union européenne ».

Les porteurs de projet doivent apposer sur l’ensemble de leurs documents de communication l’emblème et la mention « Cofinancé par l’Union européenne » (ou « Financé par l’Union européenne »)  :

• Les sites internet et réseaux sociaux ; Les documents destinés au public ou aux participants (feuilles d’émargement, comptes rendus, etc.) ;
• Les affiches, panneaux, ou plaques (voir les règles selon le coût de l’opération) ;
• Les signatures de mail de communication externe sur le projet (présence de l’emblème obligatoire).

L’emblème et les mentions sont disponibles dans la logothèque. Un guide de présentation est également disponible pour en savoir plus sur les caractéristiques réglementaires de l'emblème et de la mention.

Pour ces deux supports, doit apparaître une description succincte de l’opération en rapport avec le niveau de soutien, y compris sa finalité et ses résultats, qui met en lumière le soutien financier de l’Union.

Cela dépend du coût total de l’opération  :

• Opérations de moins de 100 000 € ou de plus de 100 000 € sans investissement matériel : affichage d’une affiche A3 minimum ou équivalent électronique, bien visible du public, pendant la mise en œuvre de l’opération.
• Opérations de plus de 100 000 € avec investissement matériel : apposition de plaques ou panneaux permanents visibles du public dès le début de la réalisation physique ou à l’installation des équipements ;
• Opérations de plus de 10 millions d’euros ou d’importance stratégique, une action ou activité de communication doit être organisée, en associant la Commission européenne et l’autorité de gestion.

Oui. Le Generator permet de créer automatiquement des modèles conformes (affiches, plaques, panneaux). Il est simple d’utilisation et garantit le respect des obligations réglementaires. 

Si vous apportez des correctifs lorsque les erreurs sont constatées, vous ne serez pas sanctionné. Si en revanche vous n’avez réalisé aucune correction alors même que ces erreurs vous ont été signalées, la sanction d’une annulation jusqu’à 3% du soutien octroyé par le programme national FSE+ ou FTJ s’applique.

En tant que porteur de projet, vous contribuez à une collecte de données de qualité, essentielle pour le pilotage et l’évaluation des programmes nationaux FSE+ et FTJ. Ces données, agrégées au niveau national et européen, permettent de démontrer l’efficacité de la politique de cohésion européenne.

Si votre opération comporte des participants, vous devez obligatoirement recueillir des données sur leur identité et leur situation socio-professionnelle à l’entrée et à la sortie de l’opération. Ces données doivent être saisies dans la plateforme Ma démarche FSE+.

Données à l’entrée : elles doivent être saisies au fil de l’eau, c’est-à-dire à chaque nouvelle entrée d’un participant. Données à la sortie : elles doivent être saisies dans le mois suivant la sortie du participant, dans la mesure du possible. À noter : la saisie de ces données est obligatoire pour pouvoir déposer le bilan final.

Deux options sont disponibles : 

• Saisie directe dans le module « participants » de la plateforme Ma démarche FSE+ ;
• Importation via Excel, en utilisant les modèles de fichiers fournis sur Ma démarche FSE+. Un questionnaire papier peut être utilisé pour recueillir les données en amont de la saisie.